Toàn bộ thủ tục xin đục lại số khung xe ô tô, xe tải [Cập nhật 2025]

Khi số khung xe ô tô hoặc xe tải bị mờ, hoen gỉ hoặc không trùng khớp giấy tờ, chủ xe bắt buộc phải thực hiện thủ tục xin đục lại số khung xe ô tô theo quy định để tránh bị xử phạt và đảm bảo phương tiện đủ điều kiện lưu hành.

Đây là quy trình liên quan trực tiếp đến giấy tờ pháp lý, kiểm định kỹ thuật và giá trị tài sản của bạn. Với kinh nghiệm thực tế xử lý hồ sơ tại Teraco Bắc Á, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin chuẩn xác, cập nhật theo Thông tư 24/2023/TT‑BCA và 79/2024/TT‑BCA, giúp bạn hiểu rõ điều kiện, hồ sơ cần chuẩn bị và các bước thực hiện. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết để hoàn tất thủ tục nhanh chóng, đúng luật.

Khi nào cần làm thủ tục xin đục lại số khung xe ô tô, xe tải?

Việc đóng (đục) lại số khung, số máy không phải là một thủ tục có thể tùy ý thực hiện. Đây là một quy trình được pháp luật quản lý chặt chẽ nhằm đảm bảo tính pháp lý và nguồn gốc của phương tiện. Chủ xe chỉ được phép tiến hành thủ tục xin đục lại số khung xe ô tô trong những trường hợp cụ thể và phải có sự chấp thuận bằng văn bản từ cơ quan công an có thẩm quyền. Việc nắm rõ các trường hợp nào được phép và không được phép sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.

Các trường hợp pháp luật cho phép đóng lại số khung

Theo quy định tại Thông tư 24/2023/TT-BCA của Bộ Công an (có hiệu lực từ ngày 15/8/2023), việc đóng lại số khung, số máy được áp dụng cho các trường hợp sau đây:

Số khung, số máy bị mờ, hoen gỉ, ăn mòn do tự nhiên

Sau một thời gian dài sử dụng, đặc biệt với điều kiện khí hậu nóng ẩm tại Việt Nam, số khung, số máy của xe có thể bị oxy hóa, ăn mòn dẫn đến mờ, mất nét. Đây là nguyên nhân khách quan và phổ biến nhất. Khi các ký tự không còn rõ ràng để nhận dạng, giám định, bạn bắt buộc phải làm thủ tục xin cấp phép đóng lại để có thể tiếp tục tham gia đăng kiểm và các giao dịch pháp lý khác.

Xe tai nạn làm biến dạng, mất số khung, số máy

Trong trường hợp xe không may gặp tai nạn giao thông, nếu khu vực có số khung, số máy bị va đập mạnh dẫn đến biến dạng, hư hỏng hoặc mất hẳn một phần, chủ xe cần thu thập hồ sơ tai nạn từ cơ quan chức năng. Đây là bằng chứng quan trọng để nộp kèm hồ sơ xin giám định và đóng lại số khung, số máy đã bị hư hỏng.

Xe được miễn thuế hoặc thanh lý từ cơ quan nhà nước nhưng không có số khung, số máy

Một số xe chuyên dụng, xe được viện trợ, hoặc xe thanh lý từ các cơ quan nhà nước, quân đội đôi khi không có số khung, số máy hoặc có nhưng không theo quy chuẩn dân sự. Khi những chiếc xe này được phép chuyển đổi mục đích sử dụng và đăng ký lưu hành, cơ quan đăng ký xe sẽ ra quyết định cho phép đóng số khung, số máy mới theo quy định để quản lý.

Xe nhập khẩu không có số khung, số máy hoặc có nhưng không theo quy định

Đối với xe nhập khẩu (kể cả xe mới hoặc đã qua sử dụng), nếu không có số khung, số máy từ nhà sản xuất hoặc có nhưng vị trí, ký tự không tuân thủ quy định của Cục Đăng kiểm Việt Nam, cơ quan chức năng sẽ yêu cầu và cấp phép đóng lại số khung để phù hợp với hệ thống quản lý phương tiện trong nước trước khi cho xe lăn bánh hợp pháp.

Rủi ro khi tự ý đục lại số khung mà không làm thủ tục

Việc tự ý đục, hàn, sửa chữa, tẩy xóa số khung, số máy mà không có quyết định của cơ quan có thẩm quyền là hành vi bị nghiêm cấm và sẽ dẫn đến những hậu quả pháp lý nặng nề.

Mức phạt hành chính theo quy định mới nhất

Hành vi này bị xem là “khai báo không đúng sự thật hoặc sử dụng các giấy tờ, tài liệu giả để được cấp lại biển số, giấy đăng ký xe”. Theo quy định tại Nghị định 100/2019/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 123/2021/NĐ-CP), mức phạt áp dụng như sau:

• Đối với cá nhân: Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng.
• Đối với tổ chức: Phạt tiền từ 8.000.000 đồng đến 12.000.000 đồng.

Ngoài ra, người vi phạm còn bị tịch thu các giấy tờ, tài liệu giả mạo sử dụng.

Khó khăn khi đăng kiểm, sang tên, mua bán xe

Khi bạn mang xe đi đăng kiểm, các kiểm định viên sẽ đối chiếu số khung, số máy thực tế với hồ sơ gốc. Bất kỳ dấu hiệu nào của việc can thiệp (chữ không đều, vết hàn, mài…) mà không có văn bản chấp thuận của công an đều sẽ bị từ chối đăng kiểm ngay lập tức. Tương tự, khi làm thủ tục sang tên, mua bán, cơ quan công an sẽ tiến hành cà số khung, số máy và nếu phát hiện sai phạm, giao dịch sẽ không thể thực hiện.

Nguy cơ bị nghi ngờ là xe gian, xe trộm cắp

Đây là rủi ro nghiêm trọng nhất. Số khung, số máy là “chứng minh nhân dân” của chiếc xe. Việc tự ý thay đổi nó khiến chiếc xe của bạn bị đặt vào vòng nghi vấn là xe không rõ nguồn gốc, xe gian, xe “ma” hoặc xe nhập lậu được hợp thức hóa. Trong trường hợp này, xe có thể bị tạm giữ để điều tra, xác minh, gây ra tổn thất lớn về thời gian và tiền bạc cho chủ sở hữu.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị để xin đục lại số khung xe ô tô

Việc chuẩn bị đầy đủ và đúng loại giấy tờ là bước quan trọng giúp hồ sơ xin đục lại số khung được tiếp nhận nhanh chóng, tránh phải bổ sung hoặc đi lại nhiều lần. Theo Thông tư 24/2023/TT‑BCA và hướng dẫn của Cục Cảnh sát giao thông (C08), hồ sơ sẽ có sự khác nhau tùy vào chủ thể đứng tên phương tiện.

Đối với chủ xe là cá nhân

• Tờ khai đăng ký xe: Đây là biểu mẫu bắt buộc, do Phòng Cảnh sát giao thông hoặc Công an cấp huyện phát hành, chứa thông tin chủ xe, đặc điểm phương tiện và lý do đề nghị đục lại số khung. Cần điền đầy đủ, không tẩy xóa.
• Giấy tờ tùy thân (CCCD/CMND, Sổ hộ khẩu): Bản gốc để đối chiếu và bản photo để lưu hồ sơ. Trường hợp chủ xe không trực tiếp đi làm thủ tục, người được ủy quyền cần mang theo giấy ủy quyền hợp lệ.
• Giấy đăng ký xe (Cà vẹt xe): Chứng minh quyền sở hữu hợp pháp của phương tiện. Nếu bị mất, cần bổ sung giấy hẹn cấp lại hoặc quyết định xác nhận nguồn gốc từ cơ quan công an.
• Sổ đăng kiểm xe: Xác nhận tình trạng kỹ thuật của phương tiện trước khi đục lại số khung, đồng thời là căn cứ để cơ quan chức năng cập nhật thông tin mới vào dữ liệu quản lý.

Đối với chủ xe là tổ chức, công ty

• Tờ khai đăng ký xe có đóng dấu của công ty: Tương tự mẫu đối với cá nhân nhưng phải có dấu đỏ của doanh nghiệp để xác nhận thông tin phương tiện và đơn vị sở hữu.
• Giấy giới thiệu của công ty, tổ chức: Chứng minh người đi làm thủ tục được ủy quyền hợp pháp. Nội dung ghi rõ họ tên, chức vụ và nhiệm vụ thực hiện.
• Giấy phép kinh doanh: Bản sao hoặc bản photo có chứng thực, giúp cơ quan chức năng xác nhận tư cách pháp nhân của đơn vị đứng tên phương tiện.
• Giấy đăng ký xe và sổ đăng kiểm: Bản gốc để đối chiếu và bản sao để lưu, bảo đảm đầy đủ thông tin phục vụ việc cập nhật số khung mới.

Các giấy tờ bổ sung

• Quyết định thanh lý, bán xe của cơ quan có thẩm quyền: Áp dụng với xe thanh lý từ cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước hoặc đơn vị vũ trang, giúp chứng minh nguồn gốc phương tiện.
• Hóa đơn, chứng từ mua bán xe: Đối với xe mua từ đơn vị kinh doanh, cần có hóa đơn GTGT; nếu mua từ cá nhân, cần hợp đồng mua bán có công chứng.

Chi tiết quy trình, thủ tục xin đục lại số khung xe ô tô

Theo Thông tư 24/2023/TT‑BCA và hướng dẫn của Cục Cảnh sát giao thông (C08), thủ tục đục lại số khung phải tuân theo quy trình rõ ràng, có sự giám sát của cơ quan công an để đảm bảo tính pháp lý và tránh gian lận. Dưới đây là 6 bước chi tiết cập nhật mới nhất năm 2025.

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ

• Hướng dẫn điền tờ khai đăng ký xe chính xác: Tờ khai đăng ký xe (mẫu số 01 ban hành kèm Thông tư 24/2023/TT‑BCA) cần điền đủ thông tin: chủ xe, đặc điểm phương tiện, lý do đề nghị đục lại số khung. Viết rõ ràng, không tẩy xóa; dùng bút mực xanh hoặc đen. Nếu sai, cần làm lại tờ mới, không sửa trực tiếp.
• Lưu ý về các loại giấy tờ cần công chứng: Một số giấy tờ như giấy ủy quyền, hợp đồng mua bán, quyết định thanh lý có thể yêu cầu công chứng hoặc chứng thực để đảm bảo giá trị pháp lý. Nên chuẩn bị bản gốc và bản sao công chứng trong vòng 06 tháng.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan Công an có thẩm quyền

Nộp hồ sơ ở đâu?

Thông thường, hồ sơ được nộp tại Phòng CSGT Công an tỉnh/thành phố hoặc Công an quận/huyện nơi phương tiện đang đăng ký. Đối với xe thuộc quản lý của doanh nghiệp nhà nước, cần nộp tại đơn vị quản lý cấp trên kết hợp với CSGT địa phương.

Cán bộ tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ

Sau khi tiếp nhận, cán bộ CSGT sẽ đối chiếu thông tin trên hồ sơ với dữ liệu quản lý xe quốc gia. Nếu hồ sơ thiếu hoặc sai, sẽ được yêu cầu bổ sung trước khi chuyển sang bước giám định.

Bước 3: Đưa xe đến để kiểm tra, giám định thực tế

Quá trình cà số khung, số máy cũ để giám định: Cơ quan chức năng sẽ thực hiện thao tác “cà” số khung, số máy hiện tại để đối chiếu với hồ sơ gốc. Đây là bước quan trọng để xác minh tình trạng thực tế và nguyên nhân cần đục lại.

Cơ quan giám định sẽ xác minh tình trạng thực tế của số khung, số máy: Nếu số khung bị mờ, ăn mòn hoặc mất do nguyên nhân khách quan, cơ quan công an sẽ lập biên bản và đề xuất cho phép đóng lại. Nếu phát hiện dấu hiệu tẩy xóa trái phép, hồ sơ sẽ bị đình chỉ và điều tra.

Bước 4: Nhận kết quả và quyết định cho phép đóng lại số khung

• Thời gian chờ kết quả giám định: Thông thường từ 2 – 5 ngày làm việc, tùy mức độ phức tạp và khối lượng hồ sơ tại địa phương. Trường hợp cần giám định chuyên sâu, thời gian có thể kéo dài hơn.
• Nhận văn bản chấp thuận của cơ quan Công an: Khi đủ điều kiện, chủ xe sẽ được cấp văn bản cho phép đóng lại số khung (hoặc số máy). Đây là căn cứ pháp lý bắt buộc để thực hiện bước tiếp theo.

Bước 5: Tiến hành đóng (đục) lại số khung tại cơ sở được cấp phép

• Danh sách các cơ sở được phép đóng lại số khung (nếu có): Không phải gara hay xưởng nào cũng được phép đục lại số khung. Chỉ các cơ sở được Bộ Công an hoặc Cục Đăng kiểm Việt Nam cấp phép mới có quyền thực hiện. Chủ xe nên liên hệ trước để đặt lịch.
• Quy trình đóng số khung mới phải đảm bảo theo quy định: Số khung mới được đóng theo đúng vị trí và tiêu chuẩn kỹ thuật (chiều sâu, khoảng cách ký tự, font chữ) quy định tại QCVN 09:2023/BGTVT. Sau khi hoàn tất, cơ sở sẽ lập biên bản bàn giao kèm ảnh chụp số khung mới.

Bước 6: Hoàn tất thủ tục và nhận lại giấy tờ xe

• Nộp lại kết quả đóng số khung cho cơ quan Công an: Chủ xe mang phương tiện và biên bản đóng số khung mới đến cơ quan công an để đối chiếu, cập nhật dữ liệu và hoàn thiện hồ sơ.
• Nhận lại giấy đăng ký xe đã được cập nhật thông tin: Sau khi xác nhận, cơ quan công an sẽ cấp lại giấy đăng ký xe với số khung mới, đồng thời cập nhật vào hệ thống quản lý phương tiện quốc gia. Lúc này, xe đã đủ điều kiện để tiếp tục đăng kiểm, lưu thông và mua bán hợp pháp.

Chi phí và thời gian thực hiện thủ tục xin đục lại số khung xe ô tô, xe tải mất bao lâu?

Thủ tục xin đục lại số khung xe ô tô, xe tải không chỉ yêu cầu hồ sơ hợp lệ mà còn cần dự trù chi phí và thời gian hợp lý để tránh gián đoạn công việc. Dưới đây là thông tin cập nhật 2025 theo hướng dẫn của Cục CSGT và Cục Đăng kiểm Việt Nam.

Các khoản lệ phí nhà nước cần nộp

Lệ phí giám định số khung, số máy: Theo quy định hiện hành, lệ phí giám định do cơ quan công an hoặc đơn vị giám định kỹ thuật thu, dao động từ 100.000 – 300.000 đồng/lần tùy loại phương tiện và địa phương. Khoản này nhằm chi trả cho việc kiểm tra, xác minh tình trạng số khung, số máy.

Lệ phí cấp lại giấy đăng ký xe: Khi được chấp thuận đóng lại số khung, chủ xe cần nộp lệ phí cấp lại giấy đăng ký xe. Mức thu được quy định tại Thông tư 229/2016/TT-BTC, phổ biến 30.000 – 50.000 đồng đối với ô tô; một số thành phố lớn có thể áp dụng mức cao hơn.

Chi phí dịch vụ đóng lại số khung

Mức giá tham khảo trên thị trường: Chi phí dịch vụ tại các cơ sở được cấp phép thường từ 500.000 – 2.000.000 đồng tùy loại xe (xe tải nặng thường cao hơn xe con). Giá đã bao gồm công đục số khung mới, kiểm tra vị trí, font chữ và lập biên bản bàn giao.

Yếu tố ảnh hưởng đến chi phí (loại xe, mức độ phức tạp):

• Loại xe: Xe tải trọng lớn, xe chuyên dụng thường tốn nhiều công và yêu cầu thiết bị đặc thù.
• Mức độ hư hỏng: Nếu khung sườn bị biến dạng do tai nạn, chi phí sửa bề mặt trước khi đóng số khung sẽ tăng.
• Yêu cầu gấp: Dịch vụ xử lý nhanh trong 1 ngày thường có giá cao hơn so với lịch thông thường.

Tổng thời gian dự kiến để hoàn tất thủ tục

• Thời gian giám định: Thông thường, cơ quan công an cần 1 – 3 ngày làm việc để giám định số khung, số máy. Trường hợp cần gửi mẫu về phòng kỹ thuật hình sự có thể lâu hơn.
• Thời gian chờ cấp phép và thực hiện: Sau giám định, thời gian chờ văn bản chấp thuận thường 2 – 5 ngày tùy khối lượng hồ sơ. Việc đóng lại số khung tại cơ sở được phép thường mất nửa ngày đến 1 ngày.
• Tổng cộng mất khoảng bao nhiêu ngày làm việc: Nếu hồ sơ đầy đủ và không phát sinh vấn đề, toàn bộ quy trình có thể hoàn tất trong 5 – 7 ngày làm việc. Trường hợp hồ sơ thiếu, phải giám định bổ sung hoặc sửa chữa kết cấu xe, thời gian có thể kéo dài đến 10 – 12 ngày.

Tại Teraco Bắc Á, chúng tôi hiểu rằng thủ tục xin đục lại số khung xe ô tô, xe tải không chỉ đòi hỏi tính chính xác mà còn cần sự tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định pháp luật mới nhất. Với những cập nhật từ Thông tư 79/2024/TT‑BCA áp dụng từ 01/01/2025, quy trình đã được minh bạch hơn: từ khâu chuẩn bị hồ sơ, giám định số khung, đến đóng số mới tại cơ sở được cấp phép và hoàn tất đăng ký.

Việc thực hiện đúng quy trình giúp chủ xe tránh rủi ro bị xử phạt, bảo đảm khả năng đăng kiểm, mua bán, sang tên xe thuận lợi. Dựa trên kinh nghiệm thực tế và kiến thức chuyên môn, Teraco Bắc Á sẵn sàng đồng hành, tư vấn và hỗ trợ khách hàng hoàn tất thủ tục nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Nếu bạn cần được hướng dẫn chi tiết hoặc hỗ trợ trọn gói, hãy liên hệ ngay hôm nay để xe của bạn sớm quay lại lăn bánh hợp pháp trên mọi cung đường.

>>> Xem thêm bài viết: Lỗi Không Phủ Bạt Xe Tải Phạt Bao Nhiêu Tiền???